El rol del director de proyectos es clave para cumplir con los objetivos empresariales, pues son quienes marcan el nivel de sinergia entre las diferentes áreas de la organización. Cuando las empresas logran dominar el tema de administración de proyectos se convierte en un proceso replicable, tanto que su operación se organiza en su totalidad como una serie de proyectos.
Sin embargo, se necesita de personal capacitado para que esto sea posible, personas que dominen las estrategias de gestión de proyectos y la incorporación de herramientas tecnológicas.
La tecnología y la administración de proyectos
Para asegurar que un proyecto alcance sus objetivos, éste debe ser controlado durante todo el proceso, incluyendo las etapas más importantes: estimación y planeación. Por ello, el director de proyectos debe elegir la mejor estrategia a implementar con las TI como una herramienta adecuada para la concentración, el control y la transmisión de la información, y que a su vez permita a la empresa mantenerse a la vanguardia.
Para que el director de proyectos pueda verificar una adecuada gestión de proyectos, es necesario contar con los softwares adecuados de acuerdo a la finalidad que se busca cubrir:
- Planeación y programación.
- Administración de recursos.
- Administración del tiempo.
- Administración de gastos.
- Facturación de proyectos.
- Análisis de proyectos.
Cabe señalar que aunque la mayoría de los proyectos utilizan estas herramientas de automatización para dar soporte a algunas funciones, seleccionar e instalar estas soluciones toman tiempo y es todo un reto para las organizaciones, pues es una decisión que puede repercutir en tiempo y productividad.
Las 5 reglas para adoptar herramientas de TI
Un experto en gestión de proyectos, debe ser capaz de implementar las siguientes 5 reglas fundamentales para implementar TI:
- Verificación de compatibilidad entre tecnologías de los integrantes del proyecto.
- Estandarización de alcances mediante bases de datos compartidas en donde existe un único administrador maestro y distintos usuarios con grados de niveles y permisos.
- Diseñar sistemas automatizados que permitan a los integrantes del equipo de proyecto recordar los compromisos pactados y el nivel de avance en la ejecución de dicho compromiso.
- Contar con un sistema de respaldo múltiple, la información es la materia prima de nuestra era y es de suma importancia el preservar en perfectas condiciones dicha materia prima y cúmulo de conocimiento.
- Recordar que la TI es una herramienta de gran valor cuando el usuario la utiliza en forma exponencial, por tal motivo el facultar a nuestros colaboradores de proyecto en el adecuado uso de la herramienta maximizará los resultados esperados.
Los directores de proyectos cuentan con una excelente estrategia en la gestión de proyectos, saben que estas reglas son útiles para analizar integralmente las problemáticas de las empresas y para proponer alternativas de inversión que se adecuen a sus necesidades, así como para asesorar o dirigir las organizaciones con un amplio conocimiento y dominio de las variables críticas que determinan su funcionamiento.
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