¿En qué orden hablarán los oradores y cuándo intervendrá la figura principal? ¿Dónde se sentarán los invitados y cuál es la lógica detrás de esa decisión? ¿Para qué hora se programará la fotografía grupal?
Llevar a cabo un evento que involucra situaciones de protocolo puede ser complicado, en especial si es un territorio previamente desconocido.
El protocolo se refiere a las normas y costumbres escritas que influyen en la ordenación del espacio y el comportamiento de las personas durante determinados eventos.
Cuando se trata de invitados oficiales, los gerentes de eventos deben tomarse el tiempo para explicar a los proveedores y miembros del personal por qué deben realizar tareas específicas. Es decir, si participan personas de alto perfil es imprescindible seguir las reglas y hacer todo al pie de la letra.
Diputados, alcaldes, ministros, directores generales, entre otros; son muchos los eventos en que se presentan figuras de autoridad como éstas. Es claro que tales ocasiones especiales requieren una preparación avanzada y meticulosa.
Aparte de ello, hay varias razones por las que es importante aprender a manejar los problemas de protocolo. Estas son algunas:
1. Asegurarse de dar una bienvenida adecuada a los funcionarios
Los administradores de eventos no están calificados para recibir a invitados oficiales. Esta tarea debe ser realizada por otro funcionario, director ejecutivo o autoridad.
Por ejemplo, supongamos que uno está a cargo de planificar un evento internacional para una empresa de tecnología y uno de los invitados y oradores es un ministro de comunicaciones.
Obviamente, la persona más adecuada para saludar y dar la bienvenida al funcionario es el director ejecutivo de la empresa de tecnología para la que ha sido planeado el evento. Además, quizás resulte necesario invitar a otros representantes oficiales locales que den la bienvenida al invitado especial.
Como es evidente, en un caso como éste, la responsabilidad del administrador de eventos es conocer las reglas del protocolo y ayudar a los clientes o las personas con las que se está trabajando a conducirse con facilidad en una situación así durante el evento.
2. Verificar dónde deben sentarse los invitados especiales
Uno de los puntos más relevantes relacionados con el protocolo es saber dónde ubicar a los invitados oficiales. Si el invitado de autoridad que asiste al evento también es ponente o forma parte de una mesa redonda con varios invitados, uno tiene que saber exactamente dónde debe sentarse.
Por ejemplo, en la mesa de oradores, el lugar de honor está a la derecha de la persona que preside el acto. Sin embargo, si el invitado oficial es sólo un miembro de la audiencia, tiene que señalarse con algo (generalmente una hoja de papel) la ubicación exacta en la primera fila donde esa persona podría sentarse.
3. Comprobar que los invitados estén al tanto del orden de presentación
Similar al orden de ubicación en la mesa de los oradores, es crucial saber quién hablará en primer lugar, en segundo, en tercero, etc. Por lo general, el anfitrión del evento abrirá la sesión y le dará la palabra al funcionario invitado, y luego a otros invitados sentados en la misma mesa.
Esta práctica se emplea porque con frecuencia los funcionarios y altas autoridades tienen una agenda apretada, por lo que es posible que no puedan permanecer durante toda una sesión. Tal vez suceda que después de hablar, se disculpen y abandonen el evento.
No obstante, existen diferentes reglas que dependen del estatus de los invitados oficiales y de las características del evento. Para saber todo eso, el aprendizaje de las reglas de protocolo debe tomarse en serio.
4. Comunicarse de manera efectiva con los departamentos de protocolo
Las actividades de los funcionarios estatales y de alta autoridad suelen estar guiadas por los departamentos de protocolo. Por lo tanto, si un funcionario asiste a un evento, es probable que un asesor de protocolo tenga que comunicarse con el administrador del mismo para analizar los detalles del evento.
Para comunicar de una forma eficiente los problemas de protocolo, es preciso saber qué preguntas hacer y cómo resolver cualquier potencial desafío.
5. Cerciorarse de que los invitados sepan dónde colocarse en la foto de grupo
Aunque el fotógrafo tomará la foto, no es deber suyo indicar a los invitados dónde colocarse. El organizador del evento tiene que decidir dónde deben posicionarse los invitados oficiales y los anfitriones de un evento en la foto.
Conclusión
Cada paso que implique la presencia de figuras de alta autoridad en un evento debe darse de manera correcta y estar bien ejecutado.
Uno debe evitar a toda costa los momentos confusos y concentrarse en dominar las reglas del protocolo. Al seguirlas, mostrará una actitud impecable hacia los invitados oficiales y se asegurará de que el evento se desarrolle sin problemas.
El programa de la Maestría en Gestión de Eventos y Protocolo Institucional está diseñado para formar a expertos en gestionar eventos en los que las normas de protocolo son esenciales y es el primero de su clase en México con validez oficial. Conoce más aquí:
MAESTRÍA EN GESTIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO INSTITUCIONAL>
También podría interesarte:
Déjanos saber lo que pensaste acerca de este post
Pon tu comentario abajo.