Si estás en el mundo de la gestión de eventos y te surge la posibilidad o el deseo de organizar una exposición de arte, aquí encontrarás cómo hacerlo junto con consejos prácticos y advertencias que te evitarán caer en errores comunes.
Sabemos que puede ser intimidante incursionar en el mundo del arte, pero también te aseguramos que las exposiciones en este rubro son fascinantes y un reto por cumplir para consagrarte como una persona experta en la gestión de eventos.
A continuación, te presentamos todo lo esencial para organizar exposiciones artísticas con éxito: los pasos previos, la curaduría, localización y montaje, aspectos legales, financiamiento, difusión, inauguración, desarrollo y cierre.
Consideraciones previas
Cuando el organizador impulsa una muestra propia o trabaja en coproducción con artistas, necesita definir ese concepto. El eje curatorial será la guía para estructurar qué obras mostrar, en qué orden y con qué acompañamientos.
En cambio, si el gestor se suma a un proyecto ya definido por un curador, su tarea es entender a fondo esa idea para garantizar coherencia en el montaje y la experiencia del visitante.
Al tener claridad sobre el para qué, ya podrá empezar a pensar en el cómo y así evitará recurrir a decisiones forzadas más adelante. Ten en mente que se busca construir una experiencia estética y conceptual que tenga sentido para quienes acuden a la exposición.
Elegir el espacio
Existen al menos 3 tipos de espacios comunes para realizar exposiciones artísticas:
- Galerías profesionales: garantizan condiciones técnicas impecables y prestigio institucional, aunque demandan inversión y suelen tener una agenda apretada.
- Centros culturales: aportan visibilidad y respaldo público, pero exigen planeación anticipada y cumplimiento de lineamientos administrativos.
- Espacios alternativos: cafés, asociaciones, hoteles, tiendas o salas temporales, que ofrecen flexibilidad, cercanía con nuevas audiencias y menores costos.
Visita previamente la locación y simula el recorrido como si fueras un visitante. Observar la disposición de muros, las entradas de luz y el ambiente general te ayudará a anticipar decisiones sobre el número de obras y cómo podría montarse cada una.
Cuando el evento depende de un curador o institución, tu labor se centra en evaluar la viabilidad técnica y hacer sugerencias sobre el montaje. Sea cual sea el caso, la meta es lograr la armonía entre funcionalidad, estética y experiencia positiva del público.
La curaduría
La curaduría es el proceso de conceptualizar, seleccionar, investigar, organizar y presentar obras de arte o colecciones para exposiciones y exhibiciones.
En general, tiene que sustentarse en una narrativa en la que las obras armonizan entre sí, así como con el espacio y con el público. La curaduría proporciona estructura, ritmo y significado.
Cuando como gestor debas asumir la responsabilidad curatorial, te recomendamos definir criterios claros como temática, formato, número de artistas y tipo de público.
Si, en cambio, la exposición cuenta con un curador a cargo, tu papel como organizador se centrará en acompañar la ejecución al coordinar entregas, revisar fichas técnicas, garantizar tiempos y cuidar la integridad de los materiales.
La cantidad adecuada depende de las dimensiones del recinto y de la experiencia que se desea evocar. Si son pocas piezas, la distribución debe ser perfecta, sin que se deje demasiado espacio; si son demasiadas obras lo más probable es que se diluya la lectura o provoque la sensación de saturación.
Piensa en cuánto tiempo tomaría detenerse en cada obra, explicarla y disfrutarla.
El texto curatorial cumple con el propósito de guiar la mirada del visitante. Debe ser breve, concreto y escrito con lenguaje accesible. No son recomendables los discursos académicos extensos. En vez de ello, un texto breve y orientativo es más efectivo.
En dado caso de que el texto lo redacte el curador, el gestor supervisará su formato, ubicación y legibilidad dentro de la sala.
Aspectos legales y aseguramiento
Cada espacio se rige por distintas reglas y normativas:
- Los espacios públicos exigen permisos formales, cronogramas y, en ocasiones, seguros de responsabilidad civil. Solicita los requisitos por escrito y establece comunicación clara y directa con el área responsable.
- En instituciones privadas, lo indicado es realizar un contrato que incluya horarios, servicios incluidos, mantenimiento, limpieza, vigilancia y condiciones. Todo debe estar detallado al máximo para darle seriedad al proyecto y prevenir interpretaciones ambiguas.
El transporte y resguardo de las obras necesitan plena atención, puesto que cada traslado es un riesgo físico y económico. Por eso, nuestra recomendación es cotizar seguros específicos para arte, los cuales normalmente ofrecen cobertura durante toda su movilización.
Una póliza bien estructurada da confianza a todas las partes, incluso en exposiciones pequeñas, pues el seguro actúa como aval profesional. Además, debes establecer protocolos de embalaje, registro fotográfico y actas de entrega para mantener el orden.
Exponer una imagen, proyectar un video o incluir música de fondo necesita autorización. Gestiona las licencias requeridas y conserva comprobantes de permiso. No olvides incluir créditos correctos en fichas y catálogos. Respeta siempre los derechos de autor.
Montaje de las obras
Para el montaje es necesario elaborar un plano detallado con medidas exactas, imprimir las fichas técnicas con un amplio margen de anticipación, contar con el cronograma de instalación y prever todo lo que pudiera ser necesario.
Es conveniente revisar muros, cableado, iluminación y materiales de sujeción con suficiente antelación. La cinta métrica, los guantes y los paños limpios son instrumentos básicos y profesionales; úsalos.
La altura promedio de exhibición, la distancia entre piezas y la intensidad lumínica se ajustan según el tipo de obra y exposición. Cuida el reflejo sobre vidrios, la dirección de las sombras y el flujo de los visitantes.
Antes de la inauguración, realiza un ensayo para verificar la luz, revisar conexiones eléctricas o confirmar la estabilidad de estructuras. Fotografiar el montaje terminado es parte del registro y material de difusión, además de que evidencia el cumplimiento técnico ante los artistas y el recinto.
Difusión de una exposición artística
Aquí tu labor consiste en diseñar un plan comunicativo y de marketing. Te aconsejamos seguir los siguientes pasos:
- Determina el público objetivo. Toma en cuenta que estudiantes, coleccionistas, artistas, público general o prensa cultural requieren mensajes distintos. En el caso de dirigirte a expertos, te recomendamos elaborar un boletín especializado; si es abierto a todo público, una campaña visual bastará.
- Elabora el calendario de difusión. Aquí aplican las estrategias generales de planeación de eventos. La diferencia está en coordinar con los artistas para compartir contenidos en sus redes y así amplificar el alcance orgánico.
- Utiliza las piezas digitales, ya sea en afiches, banners, reels o publicaciones en redes. En campañas físicas, conviene colocar carteles en puntos estratégicos según la audiencia a la que vayan dirigidas.
El acto inaugural representa el punto culminante de esta etapa. La ambientación, la música, el catering y el orden del recorrido bien planeado y efectuado darán una sensación de profesionalismo, estatus y promocionarán perfectamente la obra.
La norma en este tipo de inauguraciones es abrir con un discurso conciso por parte del curador, seguido de una charla informal con artistas. Además, se aprovecha la presencia de los artistas para que expliquen de viva voz sus obras al público.
Una vez abierta la exposición, la comunicación continúa. Publica reseñas, fotografías, entrevistas o videos de visitantes para mantener viva la conversación y ampliar el alcance.
Presupuesto y financiamiento
Enlista todos los gastos por rubro: transporte de obras, impresión de gráfica, renta del recinto, honorarios, seguros, catering, montaje, limpieza y materiales. Luego, evalúa prioridades. Asigna valores realistas y no dejes de contemplar gastos imprevistos.
Además lee: 7 pasos para determinar el presupuesto de un evento
En cuanto al financiamiento hay múltiples formas de obtenerlo:
- Los fondos culturales, que otorgan apoyo mediante convocatorias públicas.
- Los patrocinadores privados, que buscan visibilidad o posicionamiento.
- Los convenios institucionales, los cuales apoyan con costos mediante la colaboración.
Para cada uno de los anteriores, elabora una presentación distinta. Un dossier claro, con objetivos, beneficios y proyección, despertará el interés y facilitará la obtención de recursos.
Sugerencias en la supervisión durante la exposición
Acompaña la exhibición los primeros días para revisar el estado de las obras, coordinar al personal, verificar el ambiente del espacio y mantener contacto con los artistas.
Con este seguimiento puedes detectar problemas como variaciones en la iluminación, acumulación de polvo o fallas técnicas en proyectores o pantallas. Anota esas observaciones en un cuaderno de control y da las indicaciones necesarias para resolverlas.
Conviene realizar breves reuniones con el personal a cargo para reforzar objetivos, resolver dudas y actualizar información sobre las actividades paralelas.
Además, los artistas aprecian recibir noticias sobre la recepción del público, fotografías de visitantes y comentarios positivos. Comparte con ellos estos resultados para fortalecer la relación profesional.
- Aquí un punto extra: organiza actividades complementarias como visitas guiadas, charlas, talleres o conciertos. Estas ayudan a darle vida a la exposición. Planifícalas con todo el equipo desde el inicio para evitar conflictos de agenda y potenciar el alcance mediático.
Finalmente, toma registro de cada acción mediante fotografías, videos o reseñas digitales. Esos materiales funcionarán para alimentar las redes sociales y los books de trabajo.
Desmontaje y cierre
El cierre es igual de importante que el resto del proyecto. La prolijidad en este momento deja una impresión tan duradera como la inauguración, porque resume la ética y el cuidado del gestor.
Antes del último día, revisa la agenda para gestionar el retiro de las obras, la limpieza del recinto y el retorno del mobiliario.
Solicita un embalaje y etiquetado cuidadoso, ya que cada pieza debe ser devuelta en el mismo estado en que haya sido entregada. Las actas de salida y los registros fotográficos completan el proceso de control.
El desmontaje también incluye el cierre administrativo con facturas, pólizas, contratos y reportes financieros. Elabora un informe con cifras de asistencia, resultados de prensa y observaciones del equipo con el objetivo de brindar una visión completa del impacto que haya tenido el evento.
Por último, no olvides agradecer de forma personal a quienes hayan participado en el proyecto. Un mensaje de reconocimiento a artistas, curadores, técnicos, voluntarios y aliados refuerza relaciones y deja la puerta abierta a nuevas oportunidades.
Gestionar eventos culturales y de todo tipo
El campo de la gestión de eventos demanda visión integral. Requiere dominio técnico, flexibilidad, empatía y pensamiento estratégico. Crecer en este campo exige profundidad en el conocimiento de la industria y el desarrollo de habilidades superiores.
Especializarse abre caminos diversos: producción cultural, coordinación de proyectos, consultoría para instituciones o desarrollo de marcas artísticas.
Esto se debe a que un programa de posgrado ofrece las herramientas, conocimientos y contactos para poder superar cualquier reto en el dinámico y complejo mundo de la organización de eventos.
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Referencias:
- Acuña, A. (2009). Manual para la organización de eventos artísticos y culturales. Oficina Regional de Cultura para América Latina y el Caribe, UNESCO. https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000227588
- López Barbosa, F. (1993). Manual de montaje de exposiciones. Museo Nacional de Colombia / Instituto Colombiano de Cultura. (Reimpresión digital citada en: Museo Nacional de Colombia, Manual básico de montaje museográfico). https://www.museonacional.gov.co/el-museo/manuales-de-area/Documents/mmuseografia.pdf
- Ministerio de Cultura de Colombia. (2012). Manual de producción y montaje para las artes visuales: museología, curaduría, gestión y museografía. https://www.ibermuseos.org/wp-content/uploads/2020/04/manual-artes-visuales-mincultura-col.pdf
- Secretaría de Turismo de la Ciudad de México. (s. f.). Diseño y gestión de eventos [Manual de capacitación]. https://www.turismo.cdmx.gob.mx/storage/app/media/Capacitacion/dis%20y%20gestion%20de-eventos/diselno-y-gestion-de-eventos.pdf
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