El protocolo institucional se encuentra en todas partes en nuestra sociedad. Al gestionar eventos con tacto y una planeación anticipada, la mayoría de los jefes de protocolo son muy atentos al detalle y excelentes planificadores.
Ellos se aseguran de procurar una experiencia positiva, productiva y de altas expectativas con el objetivo de que los invitados se sientan cómodos, bienvenidos y, lo que es más importante, animados en cualquier evento social.
¿Qué es el protocolo institucional?
Dentro de la gestión de eventos, el protocolo institucional generalmente se refiere a las reglas de comportamiento y la guía que uno debe seguir al hospedar o interactuar con funcionarios gubernamentales y demás representantes de distintas organizaciones; también puede comprender cuestiones de etiqueta cultural.
El protocolo debe aplicarse cada vez que interactúan individuos o entidades en estos ámbitos, pero las particularidades tienden a surgir sólo cuando existen diferencias en el rango oficial, la cultura o la función entre ellos (es decir, cuando las personas no están seguras de las reglas).
Así, es preciso revisar cada pequeño detalle con el fin de lograr un desempeño profesional y conseguir que todo proceso y procedimiento se cumplan según se haya previsto para los eventos con líderes de países, diplomáticos y figuras públicas.
Los eventos que dirigen jefes de protocolo son innumerables. Desde reuniones de negocios hasta grandes eventos políticos, por lo que el trabajo en equipo y la coordinación son indispensables para lograr resultados sobresalientes.
Puntos a considerar en eventos de protocolo
Son muchos los posibles escenarios en que se requiere el uso de protocolo, estos son algunos de ellos (no se limitan a los mencionados):
- Bienvenida y recepción de invitados en un aeropuerto, hotel o salón de eventos.
- Diferentes tipos de eventos como conferencias, cumbres, foros de negocios, cenas de gala, ceremonias de firma de memorandos, reuniones diplomáticas y visitas de jefes de estado, exposiciones y presentaciones.
- Acompañamiento y guía en visitas de personajes importantes a cierto lugar o sitio de interés especial.
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También abundan las preguntas que pueden surgir en torno a problemas con el protocolo, aquí incluimos varias:
- ¿Cuáles son los rangos organizacionales o informales de los involucrados?
- ¿Es recomendable involucrar a más colegas o profesionales, ya sea por cuestiones de protocolo o de actualidad? ¿Quién debe ponerse en contacto?
- ¿Se requieren invitaciones formales? ¿Quién es el signatario adecuado? Esto no implica dar una invitación impresa, un correo electrónico formal puede bastar. De cualquier modo, es útil incluir en la invitación un contacto logístico o de programa.
- ¿Cuál será la forma correcta de dirigirse a los invitados?
- ¿Quién enviará agradecimientos después del evento?
- ¿Quién dará la bienvenida y acompañará a los visitantes y los presentará a otros invitados? Estas personas pueden o no ser las mismas. ¿Dónde tendrá lugar la bienvenida?
- ¿Se recomienda entregar un obsequio? ¿Éste se compartirá formalmente o no? ¿Al final de una reunión o en otro momento? ¿Quién lo hará?
- Si hay un programa de oradores en el evento, ¿quién abrirá el programa, presentará a las personas homenajeadas o se sentará junto a los invitados en la audiencia?
- ¿Hay otros problemas de asientos reservados o asignados a tener en cuenta?
- ¿Cuáles son las necesidades de la delegación o personal acompañante: su programa y alojamiento se llevarán a cabo por separado o deberán permanecer con el líder?
- ¿Habrá seguimiento alguno, además del agradecimiento? ¿Quién será el responsable y a quiénes se incluirá en la conversación?
Más allá de que los eventos en que participan invitados oficiales o con una gran relevancia pública cobren una mayor importancia en la sociedad, es determinante que se organicen y gestionen con el protocolo y la etiqueta necesarios para que sean un éxito.
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