Antes de que conozcas la importancia de la gestión de proyectos para empresas y organizaciones, debes comprender que un proyecto es un esfuerzo temporal. Un proyecto se desarrolla, implementa y monitorea a través de la gestión de proyectos con el fin de crear un resultado específico en la organización.
El valor de esta gestión radica en la asignación adecuada de recursos para fomentar que el proyecto se complete de manera eficiente.
Un gerente de proyectos capacitado es hábil para vigilar una gran cantidad de partes móviles a la vez, asegurándose de que cada parte una funcione como es debido. Esta especialidad resulta especialmente importante para proyectos complejos con múltiples entregables que a menudo dependen el uno del otro.
Aquí dejamos algunos puntos que enfatizan por qué es importante para las empresas la administración de proyectos.
1.- Enfoque rentable
Ya sea que el gerente de proyectos sea un empleado interno o esté contratado para el propósito de un proyecto, su posición es integral para garantizar que éste se encuentre dentro del presupuesto establecido. Sin tal gestión, un nuevo esfuerzo puede tardar más en llevarse a cabo e implementarse. El tiempo vale oro, y la mayoría de las empresas actualmente invierten y asignan recursos para el desarrollo de elementos innovadores. Si el proyecto no se monitorea adecuadamente, los recursos son desperdiciados o mal utilizados.
Por ejemplo, el propietario de un negocio puede decidir implementar un nuevo sitio web y una campaña de marketing en línea. El gerente de proyectos debe presionar a la empresa de diseño web para que cumpla con los plazos, mientras que el propietario de la empresa les permite a los empleados de marketing trabajar horas adicionales para brindarles a los diseñadores la información necesaria para el sitio en construcción. Si la empresa de diseño web se retrasa, el proyecto de mercadotecnia no sólo se prolongará más en conseguir un retorno de la inversión, sino que también el propietario gastará más a medida que su gente haga seguimiento y trabaje con los diseñadores durante más tiempo del previsto. El rol del gerente de proyecto es anticipar y prevenir demoras costosas.
2.- Supervisar la adquisición de recursos
Una de las maneras en que los gerentes de proyectos mantienen bajos los costos es mediante la visualización de los recursos necesarios para cualquier proyecto. Muchos gerentes contratados para tipos específicos de trabajo mantienen una lista confiable de contratistas que les sea posible contactar en cualquier proyecto. El gerente debe poder reunir un equipo según sea necesario y de acuerdo con el alcance y el presupuesto estipulados.
Por ejemplo, se contrata un gerente de proyectos independiente que se especializa en el desarrollo de TI para mejorar la seguridad de la red, la retención de clientes y el almacenamiento basado en nube para una pequeña empresa. El contratista entonces reúne a un equipo de especialistas en redes que puedan cablear adecuadamente la oficina, un especialista en software que pueda implementar y capacitar a empleados en nuevos programas de retención de clientes, y expertos en integración de redes que puedan transferir archivos a la nube.
3.- Evaluación del alcance
El gerente de proyectos considera el alcance de un proyecto y si es capaz de hacer avanzar al negocio en cuanto a su misión y su visión. Si bien las empresas deben esforzarse por cultivar un pensamiento innovador, si el plan no encaja con la misión de la empresa, el gerente trabaja con los líderes empresariales para modificar el alcance o terminar el proyecto antes de que recursos adicionales le sean asignados. Los gerentes de proyecto pueden ser útiles para frenar el avance, cuando el alcance previsto comienza a alejarse del planeamiento original.
Por ejemplo, supongamos que un pequeño almacén de cumplimiento está constituido con el fin de implementar un nuevo sistema de inventario basado en nube con software de punto de venta. El costo de implementación es de $ 10,000. El gerente evaluará el costo frente al beneficio para la empresa. Si el nuevo programa no aportará como resultado una rentabilidad que se pague por sí misma, el gerente entonces revisará el alcance y realizará cambios, tal vez eliminando el componente de punto de venta del proyecto.
4.- Ventaja competitiva
La gestión eficaz de proyectos concede a las empresas una ventaja competitiva. Los dueños de negocios que constantemente intentan mantenerse competitivos pueden encontrarse con áreas en los proyectos con las que no estén familiarizados. La gestión de proyectos asiste al propietario de una empresa mediante la recomendación de expertos en las áreas necesarias, mientras que permite al propietario servir como asesor del proyecto. El gerente puede dividir cualquier proyecto en secciones más pequeñas y proporcionar cronogramas y métricas sobre el éxito que ayudarán al propietario a definir la verdadera viabilidad del plan.
Por ejemplo, el propietario de un gimnasio puede querer implementar una serie de programas de ejercicios con equipos nuevos y de vanguardia. El gerente del proyecto no solo se encargaría de adquirir el equipo y de instalarlo, sino que también debería establecer la campaña de mercadeo requerida para que los estudiantes ingresen. El propietario de la empresa, así, se enfocaría en mantener felices a los clientes existentes mientras prueba los resultados de los programas introducidos. Esto permite aplicar innovación sin arriesgar el negocio principal.
La administración de proyectos presenta una gran oportunidad para consumar un proyecto, desde dirigir un equipo de una empresa y lograr que sus miembros se integren, hasta buscar su mayor optimización ya sea en tiempo o en recursos. Ésta un área abierta a muchas opciones, y sin importar qué carrera has estudiado, una maestría en Administración de Proyectos es un excelente complemento para tu carrera profesional.
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