Según el diccionario de la Real Academia Española (RAE), la palabra Ceremonial se refiere a “una serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne”.
Protocolo por su parte, es el “conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes”.
Ambos conceptos establecen un orden en los procedimientos necesarios para tener una planificación, organización e implementación efectiva de cualquier evento formal o de importancia que se lleve a cabo en una institución, empresa u organización.
¿Para qué sirven?
En nuestra cultura, la noción de orden y tradición son muy valiosas, sobre todo cuando se trata de celebraciones o presentaciones públicas e institucionales, por lo que, si estas últimas son desordenadas e improvisadas, o faltan a las costumbres significativas para los asistentes, podrían ser consideradas un fracaso.
El fracaso de este tipo de actividades repercute en la imagen de sus organizadores, así como de las instituciones involucradas. A su vez, podría significar una mala inversión de los capitales destinados y la fuerza de trabajo empleada.
Como en cualquier actividad, la idea es que todo salga bien y las personas puedan sentirse cómodas e interactuar como se espera, para esto es que sirve el ceremonial y protocolo, que brindan un procedimiento adecuado para que la comunicación y relación entre los asistentes sea rápida y efectiva de acuerdo con los objetivos de la presentación.
Existe una persona encargada de tener presente las normas protocolares y ceremoniales. Tiene una gran responsabilidad, ya que debe estar en constante contacto con todos los involucrados y responsables de la actividad para tener siempre al día estas reglas. Su objetivo es asesorar, acordar y desarrollar las acciones que requiere el proceso organizativo.
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Los eventos formales llevan una estructura, reglas y elementos tradicionales. Sin embargo, no siempre son iguales; esto debido a que existen diferentes tipos de eventos, ya sea por el motivo de su realización, la cantidad de asistentes, por la organización que los lleva a cabo y el carácter o grado de formalidad que se quiera dar.
Por lo anterior mencionado, es muy importante que los profesionales a quienes se les encarga la tarea de llevar el ceremonial y protocolo tengan amplios conocimientos sobre:
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Tradiciones institucionales y culturales
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Comunicación oral, escrita, corporal y simbólica
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Relaciones públicas
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Gestión
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Organización
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Planificación
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Resolución de problemas
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Jerarquización
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Administración
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Elaboración de procedimientos
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Manejo de grupos
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Atención a los detalles
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Cortesía
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Formalidad y presentación
La labor de llevar a cabo una ceremonia o algún acto similar requiere de mucho trabajo especializado y habilidades específicas para su adecuada presentación. Por ello es por lo que hay que personas que se forman para ser profesionales en esta faena tan importante.
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