Así se trate de un evento dirigido a los empleados, un congreso internacional o el lanzamiento de un producto para promover una marca, organizar un evento o reunión social de cualquier tipo es una meta que debe abordarse con cuidado, experiencia y profesionalismo.
De ahí la necesidad de la gestión de eventos, que requiere de un conjunto de habilidades que no todas las personas dominan, para producir un evento exitoso.
¿Qué es la gestión de eventos?
La gestión de eventos es la actividad profesional de planificación, organización y dirección de eventos a pequeña y gran escala -ya sea en persona, de manera virtual o con una combinación de ambas- que recurre a un conjunto de expertos capacitados para llevarse a cabo.
-
La tarea se encarga a profesionales
En lugar de que una entidad corporativa o grupo particular organice un evento suyo, se contrata a una empresa de gestión que se encarga de todos los preparativos iniciales, la gestión del proyecto, la ejecución del evento y el seguimiento posterior al mismo.
Ésta se ocupa de cada uno de los detalles del evento, incluidos todos los aspectos clave de la hospitalidad, las redes sociales, el marketing y el rol de los empleados en él.
El objetivo del proceso es que los clientes obtengan el retorno más significativo posible y aseguren que los invitados deseen volver a acudir o participar en eventos futuros.
-
Se ofrece experiencia
Los eventos pueden ser un aspecto crítico de un plan completo de marketing para cualquier industria, pero realizarlos efectivamente no es tan fácil como parece.
La ejecución de un evento de inicio a fin conlleva un proceso complicado y es imprescindible apoyarse en un equipo experimentado para coordinarlo de modo que cada paso se controle con un óptimo resultado.
¿Cuál es la importancia de la gestión de eventos?
La forma en que se gestiona un evento, o serie de eventos, puede impulsar o perjudicar la reputación y la base de clientes de una empresa.
La organización de eventos -así sean pequeñas reuniones con patrocinadores o empleados o eventos de lanzamiento con miles de personas- permite que una empresa promocione su marca y establezca nuevas relaciones importantes.
- Mejora la reputación
Con la ayuda de una buena reputación se vuelve más probable que los clientes sean fieles una empresa por sus servicios. También es más probable que prueben productos nuevos en un lanzamiento y respalden una marca con la que puedan relacionarse.
La coordinación eficaz de eventos puede ser la diferencia entre una empresa con eventos mediocres a los que sólo asistan unas pocas personas y una que aporta experiencias interactivas y da a los clientes un retorno de su inversión.
-
Propicia el éxito
Dependiendo de la industria, el retorno puede incluir una mayor exposición, nuevas relaciones entre proveedores y una base de clientes más amplia.
Los clientes que regresan y los asistentes satisfechos son evidencia de lo que la gestión de eventos de calidad, ciñéndose a un presupuesto, puede brindarle a una empresa. Además, los informes orientados a mejorar eventos próximos aseguran que se considere la opinión de los invitados.
El papel de un administrador de eventos
Los deberes y responsabilidades en la carrera de un administrador de eventos varían de un evento a otro y entre industrias.
Mientras que algunos coordinadores sólo dirigen la realización de un evento, otros planifican su organización por un período prolongado y se involucran en todos los aspectos de las etapas de planificación, así como de su ejecución.
Estos últimos comienzan con una investigación general y una lluvia de ideas creativas, luego recopilan listas e información de la empresa que apoyarán. Lista que suele incluir posibles lugares, patrocinios, planes de presupuesto y conceptos que pueden utilizarse para crear un esquema y un cronograma del evento.
Así, asegurar patrocinios, establecer relaciones entre proveedores y empresas, implementar ideas prácticas, obtener permisos, contratar personal, manejar presupuestos y facturaciones, hacer marketing y gestionar riesgos son funciones cruciales que un administrador de eventos debe realizar.
Pero también lo son la dirección adecuada del evento en sí y la coordinación de los servicios, la publicación posterior de informes y encuestas y el seguimiento de la empresa cliente.
En suma, su objetivo principal consiste en cumplir con las expectativas tanto de los clientes y las partes interesadas como las de los asistentes y participantes con los recursos a su disposición y la experiencia en el ámbito.
El programa de Especialidad en Gestión de Eventos de ESDAI campus Guadalajara está diseñado para formar a especialistas en cada una de las tareas y responsabilidades mencionadas y brindarles las competencias que necesitan para sobresalir en la industria como planificadores y organizadores de excelencia.
Conoce más sobre lo que te ofrecemos como parte del programa:
También podría interesarte:
Déjanos saber lo que pensaste acerca de este post
Pon tu comentario abajo.