Un administrador u organizador de eventos es responsable de la planeación, organización, dirección, control y evaluación de eventos (empresariales, gubernamentales, culturales, deportivos y sociales). Las responsabilidades de este encargado son esenciales para el logro de objetivos del tipo de proyectos en cuestión.
Los deberes y responsabilidades de un administrador o administradora de eventos son complejas y requieren la capacidad de comunicarse bien con los clientes y proveedores y participantes. Prestar mucha atención a los detalles utilizando información de varias fuentes es indispensable para una planificación exitosa.
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A continuación, presentamos las funciones que ejerce el profesional en administración de eventos:
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Planificar
Identificar el cliente del evento a realizar, más su concepto y objetivo; confeccionar un presupuesto; preparar cada detalle y todo lo que se requiera para la efectuación óptima del proyecto con base en un cronograma.
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Organizar y gestionar
Debe disponer de todos los recursos humanos, económicos y técnicos del proyecto; revisar y dar un orden a cada actividad en el programa a desarrollar, siendo el intermediario entre los proveedores de servicios a contratar y/o contratados y el cliente solicitante.
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Supervisar y evaluar
Dentro de sus funciones se encuentran supervisar, guiar y dirigir todos los recursos económicos, materiales, técnicos y humanos del evento; evaluar el resultado final con el propósito de comprobar su eficacia.
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Promocionar y vender
Identificar los diferentes públicos; elaborar junto a profesionales un plan de venta y promoción; ofertar y vender los servicios del establecimiento o eventos en general.
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Para llevar a cabo correctamente sus funciones, los mejores administradores perfeccionan las siguientes habilidades y destrezas:
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Motivación e incentivación del equipo de trabajo
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Comunicación y habilidades interpersonales
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Negociación de contratos con clientes y proveedores de servicios
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Capacidad de realizar múltiples tareas de manera eficiente
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Pensamiento creativo y resolutivo
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Identificar y resolver problemas para los clientes
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Seleccionar el mejor precio para productos y servicios
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Habilidades avanzadas de comunicación escrita y oral
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Aplicar un gran número de herramientas para elevar la calidad de diversos tipos de eventos
La administración de un evento puede parecer cosa sencilla, pero requiere de conocimiento, desarrollo de habilidades complejas, una gran actitud de servicio y mucha práctica profesional.
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