Organizar un evento puede ser emocionante, generar ingresos significativos y ayudar a promocionar alguna marca, pero también es un reto en el que, si no tienes claro cuánto dinero vas a necesitar, el resultado podría tornarse en una pérdida.
El presupuesto es la brújula que guía cada decisión, como la locación, la comida y el servicio. Si no lo planeas bien, los gastos se desbordan dejándote en números rojos o con deficiencias notables para tu audiencia y clientes.
Pero no te preocupes, a continuación, te presentamos una guía práctica de 7 pasos para que establezcas un presupuesto sólido y mantengas tu evento bajo control.
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Define los objetivos
Antes de hablar de dinero, asegúrate de tener claro cuál es el propósito: ¿impresionar a clientes, recaudar fondos o simplemente celebrar? Esto te ayudará a entender las prioridades y a alinear tus recursos con los objetivos.
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Establece el monto disponible o busca fuentes de financiación
Ya sea que trabajes con fondos propios, de una empresa o dependas de patrocinios, necesitas saber con cuánto dinero cuentas. Discierne desde el inicio si hay un presupuesto fijo o si tendrás que buscar patrocinadores o vender entradas.
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Haz una lista de todos los posibles gastos
Crea una lista exhaustiva que muestre todo lo que necesitarás: alquiler del lugar, catering, decoración, equipo técnico, personal, permisos, seguros y hasta los pequeños imprevistos. Añade el costo de cada uno con una tabla de precios.
Esta lista será tu mapa para no olvidar ningún detalle (y evitar sorpresas desagradables más adelante).
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Investiga costos y compara opciones
Evalúa varias cotizaciones antes de tomar una decisión. Investiga, compara proveedores y asegúrate de entender qué incluye cada oferta. A veces, un precio bajo puede venir con cargos ocultos o una calidad que no compensa. Sé detallista, porque cada peso cuenta.
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Prioriza y ajusta según las necesidades
Debes jerarquizar tus prioridades. Decide qué es esencial y en qué podrías recortar. Por ejemplo, si el lugar perfecto excede los recursos, tal vez sea prudente reducir el gasto en decoración o buscar un patrocinador.
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Incluye un fondo para imprevistos
Los gastos inesperados son inevitables: desde un invitado extra hasta un proveedor que sube el precio a último momento. Lo ideal es destinar entre un 5% y un 15% del fondo total para cubrir estas sorpresas.
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Documenta y revisa constantemente
No dejes todo en tu cabeza o en papeles sueltos. Usa una hoja de cálculo o una herramienta digital para registrar cada ingreso y egreso.
Esto te permitirá mantenerte al día y también será tu respaldo en caso de cualquier confusión. Actualiza la información regularmente para evitar desviaciones y comprueba varias veces tus procedimientos.
Como consejo final, mantente flexible: las circunstancias pueden cambiar, y tú necesitas adaptarte sin perder el control. Sé realista con los gastos, pero también deja espacio para la creatividad.
Por último, una comunicación clara con tus proveedores y tu equipo será clave para que todo fluya como planeas. Con precaución y práctica cada vez será más fácil destacarse en la administración financiera de cualquier tipo de evento.
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