Los eventos son acontecimientos que distintas empresas, organizaciones y particulares llevan a cabo con distintos fines, de ahí que también los haya de muchos tipos.
En este artículo, queremos compartirte qué factores son necesarios, sin importar la clase de evento, para asegurar una buena ejecución en cualquiera de ellos.
A continuación, las 10 claves para organizar un evento exitoso:
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Objetivos
Lo primero es identificar el propósito general del evento y cuáles son los objetivos particulares que conllevan su cumplimiento; todos los integrantes de la organización deben conocerlos para alinear sus esfuerzos y trabajar con una meta en común.
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Presupuesto
De tu presupuesto dependen muchos elementos diferentes del evento, así que es importante tener una estimación de este antes de la planeación.
Para ser coherente con tu presupuesto, evitar pérdidas y asegurar los objetivos, es necesario contemplar todo gasto posible; los recursos logísticos, materiales y humanos; la promoción; decoración; comida; etc.
A su vez, será de ayuda apartar un porcentaje significativo de los recursos económicos para afrontar contingencias y evitar sorpresas en el camino.
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Planeación
Se debe construir un plan de acción o programa a realizar y, dependiendo de la formalidad del evento, aplicar un protocolo. Estos servirán para conducir las líneas de acción para establecer un orden y dar seguimiento al acontecimiento.
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Comunicación
Es un factor indispensable, pues para llevar a cabo cualquier actividad social requerimos de la comunicación. Esta tiene que ser clara y asertiva. De no ser así, podríamos entorpecer la estructuración del evento, su implementación y su finalidad.
La comunicación efectiva ayuda a que todos los involucrados estén informados y que los colaboradores puedan resolver los problemas que surjan para lograr el buen éxito del evento.
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Delegar funciones
Una persona no puede realizar todas las actividades; por ello, existe un encargado o un grupo de encargados de la organización que delegan las funciones de cada tarea.
Se necesita de astucia y una amplia formación para saber cómo gestionar efectivamente las funciones de un evento y a quiénes contratar para ofrecer un óptimo servicio.
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Promoción y difusión
Consiste en avisar del evento por las vías adecuadas dependiendo del público objetivo, ya sea utilizando medios de comunicación masiva o directa. La intención es asegurar la asistencia con toda la información necesaria expuesta de manera clara.
A su vez, difundir durante y después del acontecimiento para externar los resultados y alcanzar más público.
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Seguridad
Consiste en contemplar las condiciones que procuren la realización de un evento sin accidentes. Es importante considerar los posibles peligros para prevenirlos y permitir la satisfacción de la audiencia asegurando su bienestar.
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Catering
Un evento exitoso siempre ofrecerá un servicio de catering, con un menú de calidad acorde con la situación, variedad para atender a las exigencias culinarias y dietéticas de la asistencia, además de brindar un servicio de excelencia.
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Atención a los detalles
A veces, hasta el más mínimo detalle puede marcar la percepción positiva o negativa de la audiencia sobre tu evento. Cuida cada aspecto para dejar una valiosa y duradera impresión del acontecimiento, la marca y/o la organización.
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Creatividad
La creatividad ayuda a solucionar imprevistos de forma ingeniosa y también para innovar logrando que tu evento sea especial y, por tanto, recordado por el público.
La gestión y organización de eventos es una actividad que requiere de muchas habilidades y herramientas para ejecutarse con profesionalismo. Pero también abre la oportunidad de ampliar tu capital social, así como mantener un flujo de trabajo constante y redituable de mucho provecho.
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