Casi toda empresa suele recurrir a una variedad de estrategias para facilitar la comunicación con los consumidores, entre los empleados y también con grupos de terceros, como inversores.
Por lo anterior, para construir y mantener buenas relaciones profesionales se vuelve esencial practicar una comunicación efectiva, lo que hace de ella una habilidad de inmenso valor en una variedad de negocios.
Comprender cómo funciona la comunicación interna y externa de una organización puede servirle a cada uno de sus miembros para que exprese sus ideas o información con mayor claridad y eficiencia. Pero, ante todo, ¿qué es en sí la comunicación empresarial?
Comunicación empresarial: ¿qué es?
La comunicación empresarial, a grandes rasgos, hace referencia a cualquier intercambio de información que ocurre como parte de las actividades de una empresa o de sus empleados.
Aunque este tipo de comunicación generalmente se da a través de conversaciones en persona, cara a cara, también incluye formas de comunicación unilaterales, como publicidad y mensajes promocionales, o por escrito, como reportes o correos electrónicos.
¿Cuál es su importancia?
La comunicación empresarial es indispensable en el contexto de una organización porque le permite, no únicamente difundir información y detalles operativos cruciales, sino también compartir recursos y mensajes promocionales con los consumidores.
Toda comunicación eficaz en una empresa la acerca a sus objetivos, fomenta relaciones positivas entre los empleados y contribuye a que se alcancen más personas del público objetivo.
Es evidente que un gran número de tareas internas -como la fabricación, la nómina y la mercadotecnia- conllevan comunicación, por lo que es fundamental que los empleados se sientan seguros al expresar sus ideas y perspectivas en el lugar de trabajo.
Desglosamos las dos clases principales de comunicación que tienen lugar en una empresa:
Comunicación interna
En la comunicación interna participan los miembros de un equipo empresarial (o equipos). Cuando los empleados pueden comunicarse de manera fluida y con claridad suficiente, a menudo mejora la organización y la productividad de toda una empresa. Son tres los tipos principales de comunicación interna:
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Comunicación de abajo hacia arriba:
Los profesionales comparten información a puestos superiores en la cadena de mando. Va desde un empleado hasta alguien más alto en la jerarquía de la empresa.
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Comunicación de arriba hacia abajo:
Los profesionales comparten información a puestos inferiores de la cadena de mando. Va desde un ejecutivo o un empleado de mayor rango hasta empleados de menor jerarquía en la empresa.
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Comunicación horizontal:
Los profesionales comparten información con compañeros en un nivel similar dentro de la organización. La transparencia en torno a la comunicación horizontal en los niveles superiores puede mejorar la confianza en el resto de los empleados.
Comunicación externa
La comunicación externa ocurre en las interacciones de los empleados con los clientes, así como en cualquier distribución de información a partes interesadas externas, proveedores, gobierno y el público en general.
La comunicación externa adecuada y precisa depende de cada organización y asimismo de la eficacia en la comunicación interna en una empresa. La comunicación externa abarca:
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Conversaciones con los clientes:
La comunicación externa que utilizan las empresas incluye conversaciones de los empleados con los clientes en las que los invitan a compartir ideas, expresar preocupaciones y desarrollar relaciones profesionales con la organización.
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Reuniones:
Las organizaciones pueden planear reuniones con clientes y grupos externos para revisar contratos, discutir operaciones de producción y completar proyectos, entre otros asuntos.
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Comunicación de masas:
Los negocios emplean una variedad de recursos -por ejemplo, marketing en redes sociales y anuncios de televisión- para llegar a los miembros de su público objetivo y motivarlos a completar una acción, como realizar alguna compra.
Métodos de comunicación para empresas
Aunque muchas empresas y organizaciones todavía dependen de la comunicación cara a cara para dirigir los negocios, prácticamente todas en la actualidad también se valen de otros métodos de comunicación.
Las empresas cuyo funcionamiento prioriza el trabajo remoto dependen en gran medida de las videollamadas y las herramientas de mensajería instantánea, y las empresas que contactan a sus empleados con regularidad, de las llamadas telefónicas y los mensajes de texto.
Son cuatro los métodos estándar de comunicación en que se apoyan las empresas:
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Comunicación verbal:
Uso del lenguaje para transferir información mediante el habla o lenguaje de señas, la escucha activa desempeña un papel determinante en él. Las reuniones virtuales, las llamadas telefónicas y las conversaciones en persona son claros ejemplos de comunicación verbal.
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Comunicación no verbal:
Alude al uso de gestos, expresiones faciales y otras señales no verbales para transmitir información a otras personas. Sonreír o fruncir el ceño, cruzar los brazos y asentir con la cabeza son ejemplos de comunicación no verbal.
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Comunicación escrita:
La comunicación escrita es de primera importancia para las organizaciones y sucede en medios impresos o digitales.
Ejemplos de ella son los correos electrónicos, las cartas, los memorandos, los informes y otra documentación que los clientes leen para conocer una marca o, bien, que los empleados comparten entre sí para transmitir datos de relevancia.
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Comunicación visual:
Contempla el uso de imágenes y gráficos para transmitir información. Las empresas suelen utilizar imágenes junto con comunicación verbal o escrita para proporcionar un contexto y aclaraciones útiles. Incluye gráficos, mapas, infografías y videos.
Procedimientos esenciales de comunicación para empresas
La mayoría de las empresas se involucran en un proceso de comunicación por el simple hecho de existir, pero en el entorno tan dinámico que las sustenta tal proceso tiene un rol más significativo.
Aquí hay tres procedimientos fundamentales para mejorar este aspecto en una organización:
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Facilitar el acceso a la información a clientes y empleados.
Resulta de mucha ayuda que el sitio web del negocio sea fácil de navegar y contenga toda la información pertinente que los clientes puedan querer saber. A nivel interno, es importante asegurarse de que los empleados logren acceder fácilmente a la información que necesitan para realizar sus tareas laborales.
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Priorizar la retroalimentación bidireccional.
Permitir que empleados y clientes se comuniquen con la empresa con la menor cantidad de inquietudes u obstáculos posibles para expresar inquietudes o preguntas es una forma efectiva de mejorar la comunicación interna y externa.
Esto suele conseguir que los consumidores y los miembros del personal sientan que la organización se preocupa por sus opiniones y toma en serio sus preferencias y solicitudes.
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Utilizar métodos de comunicación modernos.
Mantenerse actualizado con la última tecnología de comunicación -en especial con el uso de medios digitales y redes sociales- puede contribuir a que una empresa acreciente el número y la variedad de miembros de su público objetivo.
Las organizaciones también pueden confiar en herramientas como la mensajería directa y las videollamadas para eficientar la comunicación con los empleados remotos y de larga distancia.
Dado que la comunicación empresarial, a fin de cuentas, involucra cualquier intercambio comunicativo que sucede en el entorno aludido, es crucial que los tomadores de decisiones y puestos directivos consideren el impacto de esta dimensión en la eficiencia de su negocio.
La meta del Doctorado en Ciencias Empresariales de la Universidad Panamericana es aportar a los estudiantes las herramientas teóricas y de investigación para que mejoren todos las áreas de su empresa, incluyendo la comunicación, la estrategia, las finanzas, las mercadotecnia y más.
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