Los eventos institucionales son acontecimientos al que asisten representantes de instituciones públicas o privadas o celebridades del ámbito de la cultura, la política o la sociedad, y pueden tener objetivos muy diversos.
Sin embargo, es importante realizar adecuadamente los eventos para generar buena imagen, cumplir sus objetivos, establecer relaciones de negocios o afianzar vínculos significativos con su audiencia.
A continuación, te presentamos 7 factores clave para organizar eventos institucionales:
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Fijar objetivos
Lo primero y más indispensable es fijar las metas que todos los colaboradores tendrán en común, para dirigir los esfuerzos de todos hacia el cumplimiento de estas y resolver los imprevistos que surjan compartiendo un horizonte en común.
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Planeación
Para realizar un evento adecuadamente es menester un plan de acción. Este contiene el cronograma del evento, las tareas asignadas, los espacios que se designan para cada actividad y establece cuáles son los recursos por utilizar. Sin esta planeación, no podemos hablar de organización, lo cual podría conducir al caos de la logística y que no se cumplan los objetivos designados.
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Atención a los detalles
Este aspecto incide directamente en la percepción de los asistentes y, como consecuencia, en el cumplimiento de los objetivos. Incluye la elección del lugar, fecha, servicio atento y amable, decoración y un catering de altura que contemple variedad gastronómica.
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Creatividad
Este punto marca la diferencia, puesto que rompe con la monotonía y brinda un carácter especial en el evento para ser recordado y disfrutado por la audiencia. Además, la creatividad contribuye a la solución de conflictos imprevistos de manera ingeniosa.
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Seguridad
Se trata de considerar las condiciones que atiendan la seguridad de todas las personas que formarán parte del evento, especialmente en los casos de asistentes de alto rango social o celebridades.
Por ello, deben conocerse con antelación las características de la audiencia, el número de personas que asistirán y la infraestructura de las que dispone el evento.
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Protocolo
Cualquier evento de carácter institucional conlleva un estricto protocolo, el cual siempre debe adaptarse a la institución y situación en particular que convoca el acontecimiento. Para ello es indispensable contar con un equipo profesional que lleve a cabo esta actividad.
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Promoción
Todo evento busca asistencia, por lo que es clave la promoción de este para que acuda la audiencia, pero también para publicitar la actividad una vez realizada; es decir, dar noticia del evento para llegar a más público.
Estos son tan sólo algunos de los factores más importantes y necesarios para organizar un evento institucional. Como podrás notar, requiere de personas instruidas en el conocimiento y aplicación de la gestión de este tipo de ejercicios, que prioricen el desarrollo de habilidades comunicativas, administrativas, creativas y resolutivas.
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