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Escrito por ESDAI
en enero 25, 2023

Los eventos institucionales son acontecimientos al que asisten representantes de instituciones públicas o privadas o celebridades del ámbito de la cultura, la política o la sociedad, y pueden tener objetivos muy diversos.

Sin embargo, es importante realizar adecuadamente los eventos para generar buena imagen, cumplir sus objetivos, establecer relaciones de negocios o afianzar vínculos significativos con su audiencia.

A continuación, te presentamos 7 factores clave para organizar eventos institucionales:

  1. Fijar objetivos

    Lo primero y más indispensable es fijar las metas que todos los colaboradores tendrán en común, para dirigir los esfuerzos de todos hacia el cumplimiento de estas y resolver los imprevistos que surjan compartiendo un horizonte en común.

  2. Planeación

    Para realizar un evento adecuadamente es menester un plan de acción. Este contiene el cronograma del evento, las tareas asignadas, los espacios que se designan para cada actividad y establece cuáles son los recursos por utilizar. Sin esta planeación, no podemos hablar de organización, lo cual podría conducir al caos de la logística y que no se cumplan los objetivos designados.

  3. Atención a los detalles

    Este aspecto incide directamente en la percepción de los asistentes y, como consecuencia, en el cumplimiento de los objetivos. Incluye la elección del lugar, fecha, servicio atento y amable, decoración y un catering de altura que contemple variedad gastronómica.

  4. Creatividad

    Este punto marca la diferencia, puesto que rompe con la monotonía y brinda un carácter especial en el evento para ser recordado y disfrutado por la audiencia. Además, la creatividad contribuye a la solución de conflictos imprevistos de manera ingeniosa.

  5. Seguridad

    Se trata de considerar las condiciones que atiendan la seguridad de todas las personas que formarán parte del evento, especialmente en los casos de asistentes de alto rango social o celebridades.

    Por ello, deben conocerse con antelación las características de la audiencia, el número de personas que asistirán y la infraestructura de las que dispone el evento.

  6. Protocolo

    Cualquier evento de carácter institucional conlleva un estricto protocolo, el cual siempre debe adaptarse a la institución y situación en particular que convoca el acontecimiento. Para ello es indispensable contar con un equipo profesional que lleve a cabo esta actividad.

    Contenido relacionado: 5 motivos por los que debes saber más de protocolo de eventos
  7. Promoción

    Todo evento busca asistencia, por lo que es clave la promoción de este para que acuda la audiencia, pero también para publicitar la actividad una vez realizada; es decir, dar noticia del evento para llegar a más público.

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Estos son tan sólo algunos de los factores más importantes y necesarios para organizar un evento institucional. Como podrás notar, requiere de personas instruidas en el conocimiento y aplicación de la gestión de este tipo de ejercicios, que prioricen el desarrollo de habilidades comunicativas, administrativas, creativas y resolutivas. 

En ESDAI Guadalajara ofertamos la Maestría en Gestión de Eventos y Protocolo Institucional con el objetivo de formar especialistas con los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para la planeación, organización y control de cualquier tipo de evento, con una preparación avanzada que les permita destacar entre la competencia nacional e internacional. ¡Te invitamos a conocerla! Agenda una sesión informativa:

Maestría en Gestión de Eventos y  Protocolo Institucional

 

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