Organizar y gestionar un evento deportivo requiere de amplia preparación, planificación logística y una comprensión clave del deporte en sí. Desde encontrar un lugar y reclutar un número adecuado de voluntarios hasta facilitar los preparativos tomando en cuenta el clima y la logística del día, son muchos los factores a considerar para llevar a cabo un evento exitoso.
Este artículo aborda en cinco puntos lo que necesitas para garantizar que tu evento deportivo sea un éxito.
¿Cómo iniciar la planificación?
Al comenzar el proceso de planificación, debes primero comprender el objetivo central del evento en cuestión y luego podrás dividir el proceso en pasos fáciles de manejar. Ante todo, es esencial que respondas las siguientes preguntas:
- ¿Qué evento será? Así se trate de un evento deportivo para espectadores, un maratón o un torneo deportivo, el formato del evento te ayudará a definir los requisitos logísticos para que se desenvuelva sin traba alguna.
- ¿Quiénes asistirán al evento? ¿Cuál es el público objetivo? ¿Son espectadores, participantes o ambos?
- ¿Cuándo y dónde se realizará el evento? ¿Qué tipo de lugar crees que pueda ser el más apropiado? ¿Hay algún aspecto climático que debas incluir en el proceso de planificación?
Cuanto más detalladamente respondas a estas preguntas, mejor lograrás planificar tu evento. Una vez que lo hayas hecho, sigue los pasos clave a continuación:
1. Determina las expectativas en cuanto a asistencia y personal
Ningún evento puede salir bien sin la cantidad correcta de personal y voluntarios.
Uno de los principales problemas con los eventos deportivos más grandes es que se llevan a cabo en múltiples sitios o rutas, y eso puede ser problemático, ya que hace falta reclutar una gran cantidad de personal y voluntarios para organizar y administrar cada área.
Ten en cuenta que, además de los propios participantes, sus seguidores acudirán en abundancia, por lo que incluso los eventos de menor escala pueden rápidamente volverse difíciles de administrar.
Aquí es donde la investigación juega un papel vital. Invierte tiempo en investigar sobre eventos pasados con el fin de prever la participación que puedes esperar y te asegures de contar con un equipo lo suficientemente grande como para administrar tu evento de manera efectiva.
Una vez que hayas discernido cuántos empleados y voluntarios necesitarás, comienza el proceso de reclutamiento. Empieza por promocionar tu página de registro de voluntarios y el formulario de registro en tu sitio web y canales de redes sociales para llamar la atención de posibles voluntarios.
La página del evento no sólo funcionará como medio para que los voluntarios se registren, sino que también permitirá a cualquier persona interesada publicar en la sección de comentarios o enviar mensajes directos. Muchas personas tendrán preguntas y así podrás responderlas fácil y públicamente.
2. Asegura el espacio
Sólo podrás avanzar con la mayor parte de la planificación hasta que dispongas de un espacio definitivo, así que procura que esto sea una prioridad en la organización.
Hay una serie de aspectos prácticos a tener en cuenta. Dependiendo del deporte del evento la cantidad de sedes en el área puede ser limitada. Por ejemplo, puede haber únicamente uno o dos clubes de gimnasia disponibles. Por el contrario, si estás organizando un torneo de fútbol, puede haber varios campos a elegir.
El transporte es a menudo una de las cosas más difíciles de gestionar, entonces tendrás que pensar en cómo los asistentes llegarán y regresarán del evento, así como en la movilidad en torno al lugar ese día.
¿Necesitas ponerte en contacto con las autoridades locales y obtener un permiso para cerrar una zona de la ciudad? Esta es la clase de asuntos que debes anticipar con tiempo de sobra.
3. Optimiza la emisión de boletos y el control de registro
No hay nada más frustrante para los clientes que un proceso de compra complicado. Por eso es fundamental invertir en una herramienta de ticketing cómoda y sencilla que pueda agilizarlo.
Lo mejor es que los clientes puedan comprar los boletos directamente desde tu sitio web e incluso desde tus canales de redes sociales.
En cuanto al registro de los deportistas debes asegurarte de que también sea simple. Un formulario de registro en línea desde tu sitio web es una excelente opción. Haz lo posible por comunicarte con los participantes de forma rutinaria para que se mantengan informados antes del gran día.
4. Ten un plan de primeros auxilios
Con medallas, tiempos de finalización y premios en juego, los eventos deportivos con frecuencia convocan a algunos de los atletas más competitivos. Ya sean atletas experimentados o sólo estén comprometidos a recaudar fondos para una organización benéfica, seguramente se esforzarán al máximo.
Cerciórate de que haya personal médico adecuado en el lugar y listo para tratar lesiones menores de jugadores o aficionados. Desde voluntarios de primeros auxilios hasta estaciones de hidratación, mantén todo en su lugar para ayudar a los participantes en caso de que surja la necesidad.
Da todas las indicaciones relevantes a los voluntarios y el personal del evento, de modo que siempre se encuentren disponibles para brindar su ayuda. Un software eficaz de gestión de voluntariado eliminará parte del estrés y garantizará que todos puedan comunicarse en una sola plataforma.
5. Prevé el tiempo atmosférico
Dondequiera que organices un evento, el tiempo atmosférico es una consideración clave, especialmente si se realizará al aire libre.
Desde un entorno lluvioso en verano hasta un calor insoportable en una región cálida, el tiempo es cualquier cosa menos predecible, y este factor puede presentar desafíos cuando planifiques tu evento.
Así, vale la pena que tengas un plan de respaldo. Consulta el pronóstico del tiempo con regularidad y prepárate para todos los resultados posibles. Si bien es poco probable que un aguacero arruine un evento de maratón, afectará al transporte y los espectadores. Aun si la carrera continúa, deberás contemplar a los asistentes.
Del mismo modo, un día más caluroso de lo normal puede generar todo tipo de problemas para los atletas, los asistentes y el personal por igual. Procura que haya muchos lugares con sombra y bastantes botellas de agua para que los atletas se mantengan hidratados.
Recuerda que uno de los puntos más importantes al momento de organizar eventos deportivos es la anticipación, si eres capaz de atender cualquier pormenor que mejore su calidad o, por el contrario, tenga el potencial de mermarla, podrás estar mucho más seguro de su éxito y de la satisfacción del público.
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