Cada vez dependemos más de la tecnología en nuestra vida cotidiana, lo cual implica que las reuniones, conferencias y eventos en vivo se han vuelto más importantes que nunca para poder convivir con otras personas y contactarlas más allá del ámbito virtual.
Por esto es que el papel de un especialista en planificación de eventos tiene quizás una mayor relevancia ahora que antes. Todo evento es una experiencia única en vivo para cada una de las personas que asisten.
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Las cinco tendencias en gestión de eventos que exponemos aquí conectan algunas de las preocupaciones vigentes en la actualidad con la experiencia de los asistentes. Lee más para incluirlas dentro de la organización de cualquier evento.
1. Experiencias personalizadas
Gracias a la publicidad dirigida, los correos electrónicos personalizados y todo tipo de personalización en la red, ahora los consumidores esperan experiencias personalizadas, tanto digitales como en la vida real.
Personalizar una experiencia conlleva más que simplemente enunciar en altavoz el nombre de los asistentes, pero no tiene por qué ser algo complicado.
Se puede, por ejemplo, antes de un evento preguntar a los asistentes qué sesiones son más de su interés, facilitarles lo que buscan y ayudarlos a sentirse más involucrados.
O usar aplicaciones con sugerencias personalizadas e información con detalles imprevistos y agregar mapas con zonas atractivas cercanas al lugar del evento.
2. Sostenibilidad
Si bien adoptar una mentalidad ecológica no es algo nuevo, como especialista en planificación de eventos uno puede causar una impresión positiva en los invitados y demostrarles el compromiso de su evento con el medio ambiente.
Hoy en día, la mayoría de los adultos en todo el mundo favorecen los productos hechos de contenido reciclable. Así, cualquier asistente apreciará la elección de artículos biodegradables o reciclados. Podría requerir de algo tan simple como emplear etiquetas, bolsas o contenedores de alimentos de materiales sostenibles.
Otras tendencias relacionadas incluyen ofrecer opciones de alimentos basadas en un principio ecológico. O donar cualquier objeto sobrante o no usado (comida, flores, bebidas) a organizaciones comunitarias como refugios para personas sin hogar o albergues para personas de la tercera edad.
3. Versatilidad multifuncional
La gente tiene la intención de obtener el máximo propósito y utilidad de todo en estos días. De ahí la importancia de considerar cómo cada aspecto de un evento puede contemplar beneficios adicionales.
Es crucial pensar en las distintas partes del evento, desde el contenido y las actividades hasta cómo se relacionarán los asistentes. Como ejemplo, se pueden imprimir cronogramas en las tarjetas de identificación con los nombres de los invitados o, bien, una pre-invitación o “save the date” en las bolsas de regalo.
Esto no sólo parece de buen gusto, sino que denota una actitud concienzuda respecto de los costos y respeto hacia los asistentes.
Tomarse el tiempo para planear cada momento de la experiencia garantiza que un evento valga la pena y se consiga dejar un impacto duradero en el crecimiento y la inspiración personal de los invitados.
4. Mindfulness
En caso de que no estés al tanto, “mindfulness” y “autocuidado” son términos de moda. Muchos expertos coinciden en que saber cómo relajarse y manejar el estrés es indispensable para fortalecer la mente e incluso fomentar la creatividad.
Aunque uno se concentre en que el foco central del evento sea de primer nivel, no debe descartar brindarles a los asistentes tiempo para relajarse y programar sesiones y espacio para mindfulness, con inclusión de talleres prácticos, actividades al aire libre, exhibiciones de arte o actividades de autocuidado.
5. Diversidad en la opinión
En términos generales, la sociedad se ha vuelto mucho más abierta a intereses y opiniones diversas. A la gente le interesa escuchar ideas que difieren de las suyas.
Pensar con originalidad siempre es productivo cuando de eventos se trata, así que, ¿por qué no compartir perspectivas que despierten el pensamiento creativo?
Es decir, contemplar la posibilidad de invitar a oradores inteligentes que no pertenezcan a la industria en cuestión. Puede ser un incentivo genial asegurarse de que el público se sienta estimulado y también desafiado a pensar en grande y proyectar sus ideas de formas innovadoras.
Palabras finales
El valor de la experiencia para los asistentes a un evento comienza con eventos inolvidables. Organizar y aportar experiencias originales e inesperadas refuerza el retorno de la inversión de las personas por asistir.
Pensar a futuro y como visionario e incorporar algunas de las tendencias más marcadas en nuestra sociedad sin duda puede impresionar positivamente a los invitados y resultar en una asistencia al tope y pronósticos inmejorables para un evento específico en sus ediciones venideras.
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