Una invitación es una primera impresión y, de acuerdo con los psicólogos, esta puede ser muy influyente sobre la percepción del evento en general. Por ello, si esta no atrapa al invitado rápidamente, será difícil que se interese en asistir.
En cambio, una invitación bien diseñada puede generar todo lo contrario: entusiasmo por acudir al encuentro y reforzar la imagen profesional de tu empresa.
¿Cómo hacer invitaciones a eventos empresariales que motiven a todos los invitados a asistir? A continuación, te compartimos nuestros mejores trucos: desde la información esencial que debe incluirse hasta cómo manejar la solicitud de respuesta y garantizar su presencia.
Información esencial de la invitación
A veces menos es más, por lo que una redacción corta que conteste en orden qué, quién, cuándo, dónde y por qué es una fórmula cuasi perfecta para ir al punto y no perder la atención.
Procura que el invitado encuentre de un vistazo todos los datos importantes, sin confusiones. Incluye al menos:
- Motivo (es decir, de qué trata el evento y quién lo organiza)
- Fecha, hora y lugar (si es presencial proporciona la dirección; si es virtual, el enlace de conexión).
- Detalles adicionales (código de vestimenta, acompañantes permitidos, requisitos especiales, etc.)
- Confirmación de asistencia (RSVP): especifica claramente la fecha límite y el medio para que el invitado confirme su asistencia
En cuanto al tono, si es un acto formal (gala, conferencia, ceremonia), emplea lenguaje respetuoso y fórmulas de cortesía; para eventos informales o internos (fiesta de empleados o convivencia de equipo), opta por un estilo ameno y cercano.
Durante la elaboración, hay que mantener en mente en todo momento que es la invitación la que debe adaptarse a su audiencia. En este sentido, lo mejor es la personalización (por ejemplo, con el nombre del invitado). Así, los invitados se sienten halagados y no ofendidos por haber recibido una invitación masiva o genérica.
Invitación digital o impresa, ¿qué es mejor?
No sería raro pensar que en la era digital una invitación debe ser digital. Sin embargo, recordemos que una invitación impresa brinda un mensaje más poderoso de “queremos que estés ahí”.
La verdad es que la decisión dependerá del tipo de evento, su formalidad, intención y de la audiencia.
El formato digital (correo electrónico, e-cards, eventos de redes sociales, etc.) es el más utilizado por su rapidez, alcance masivo y bajo costo (en eventos virtuales corporativos es la elección obvia). Se puede enviar en segundos, permite recibir RSVPs fácilmente e incluso es modificable si se necesita actualizar detalles de último momento.
La invitación física en papel, en cambio, aporta formalidad y exclusividad. Es ideal para pocos invitados VIP en eventos muy especiales, aunque implica mayor costo y tiempo de preparación.
En general, utiliza el formato que mejor se adapte a tu público y al carácter del evento. Hay ocasiones en que la opción más sensata será manejar ambos tipos de invitaciones. A veces se envía primero la invitación física para destacar la importancia, y después un recordatorio digital que facilite confirmar la asistencia.
Elementos clave de diseño
Ten presente que en todo lo que respecta a la imagen es indispensable estar en armonía con la identidad visual corporativa de la marca. Aplica el diseño empresarial (logotipo, colores, tipografía) y mantén un formato limpio que simplifique la lectura.
Evita saturar de texto o adornos y utiliza fuentes legibles con una redacción clara y precisa. Un diseño bien cuidado habla de la calidad del evento, mientras que errores como olvidar el logo o usar fuentes ilegibles dan una mala impresión difícil de borrar.
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¿Cuándo enviar las invitaciones?
Por lo general, se manda con 2 a 4 semanas de anticipación para que los invitados reserven la fecha.
Si se hace con demasiada antelación puede perder su impacto y olvidarse, pero también es importante entender que altos ejecutivos y directivos pueden tener agendas apretadas, por lo que querrás asegurar su asistencia y ganar espacio en su calendario.
¡Cuidado! Jamás invites de último momento. Enviar la convocatoria una semana antes da la sensación de que se ha improvisado o que hubo un “olvido” y esto puede afectar significativamente el interés, que el invitado o invitada se ofenda o simplemente decida acudir a algún otro compromiso. Es preferible avisar con tiempo de sobra (y luego recordar) que avisar de último momento.
Confirmación de asistencia (RSVP)
Sugerimos incluir instrucciones claras para confirmar la asistencia. Para ello, indica la fecha límite y el medio para responder.
Si se acerca la fecha límite y algunos invitados no han respondido, envía un recordatorio amable. Un segundo aviso suele funcionar y no es invasivo.
Además, puedes aprovechar el RSVP para solicitar información extra valiosa (como la selección de menú o si asistirán con algún acompañante), lo que demuestra atención al detalle.
Aplicar estas sugerencias a las invitaciones corporativas aumentará el éxito de tu evento. Una invitación bien elaborada proyecta estatus y la buena calidad de tu marca, así que no subestimes este primer paso. Es más importante de lo que se cree.
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Referencias:
- Lea, E. (2019, 8 de mayo). RSVP: consejos para invitar a tu evento (y que confirmen asistencia). Eventoplus. Disponible en: https://www.eventoplus.com/articulos/rsvp-consejos-para-invitar-a-tu-evento-y-que-confirmen-asistencia/
- Carreira Salgueiros, C. (2023, 26 de diciembre). Cómo redactar la invitación a un evento formal o empresarial. Deusto Formación. Disponible en: https://www.deustoformacion.com/blog/gestion-y-organizacion-de-eventos/invitacion-formal-evento
- Petzinna, M. (2025, 6 de octubre). Invitaciones para eventos de empresa: cómo redactar la invitación perfecta. Power eCard. Disponible en: https://www.power-ecard.com/es/invitacion-a-eventos-de-empresa/
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