La logística de eventos consiste en planificar, gestionar y manejar los elementos que permiten que un encuentro se lleve a cabo de la mejor manera posible. Toda persona que haya organizado un evento puede darse cuenta de la complejidad que esto implica, puesto que los imprevistos y las asistentes son factores realmente difíciles de controlar.
Por eso, los organizadores de eventos son expertos en la improvisación, pero este es el último recurso al que quieren recurrir. Lo mejor es evitar la improvisación. ¿Cómo? Con una planeación y gestión sólidas, lo cual significa considerar cada detalle para lograr el objetivo del evento.
A continuación, te presentamos una guía paso a paso de todo lo que debe considerarse cuando se está a cargo de la logística de un evento. Lo hemos hecho de forma general, ya que cada caso tendrá aspectos particulares a considerar.
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Trazar una ruta desde la línea de meta
Ante todo, lo primero es definir el objetivo del evento, el cual depende de su tipo, porque no es lo mismo un evento corporativo que una boda o un festival de música.
Una vez que se tiene delineada la meta, lo que sigue es crear dos cronogramas: el macro o general y el operativo. Veamos cada uno:
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Cronograma general
Considera todas las acciones previas al evento (planeación, presupuestos, contratación de proveedores, marketing, logística de transporte, ensayos, etc.), el encuentro (fecha y hora, así como recursos y responsabilidades), y las actividades posteriores (desmontaje, evaluación de resultados, pagos finales, envío de agradecimientos, informes y seguimiento).
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Cronograma operativo
Consta de 3 momentos: el inicio del evento (montaje, pruebas de sonido, y recepción), desarrollo (actividades por horario) y final (clausura y desmontaje).
Cabe aclarar que el programa es distinto al cronograma; el primero es para el público y el segundo es una guía interna que incluye movimientos que no necesariamente percibe la audiencia (como actividades “tras bambalinas” que son importantes para el correcto desarrollo de actividades).
Para elaborar el cronograma te recomendamos herramientas de software como Asana, Wrike o Ganttpro, que te permiten emplear diagramas de Gantt para listar todas las tareas, sus costes, recursos y asignación de roles; además, puedes comparar el progreso planificado con el real y compartir un calendario con todo el equipo.
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Servicios con proveedores
En esta fase se decide la locación, cuáles serán los servicios de catering, el equipo audiovisual y los proveedores de producción. Se aconseja también contratar personal de apoyo, seguridad o transporte, diseñar la imagen del evento y confirmar detalles logísticos como alojamiento y traslados.
A su vez, se puede buscar el apoyo de promotores para crear alianzas que beneficien a tu empresa y a las otras marcas (en el caso de que aplique). Esto puede aumentar el alcance de la promoción del evento, reflejarse en una mayor asistencia y distribuir los gastos de inversión.
Para coordinar servicios conviene elaborar una checklist de logística de eventos que ayude a controlar cada tarea y distinguir a sus responsables.
Revisa con detalle los contratos de servicios: fechas de entrega, alcance, penalizaciones por retrasos y condiciones de pago. Finalmente, guarda los registros y facturas para el cierre financiero del evento. Los necesitarás.
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Transporte de material
Es decisivo contar con camiones especiales para el transporte de material técnico como pantallas LED, estructuras metálicas, tarimas o consolas de audio. Se recomienda la contratación de un seguro que ampare cualquier daño derivado de un accidente.
Elabora un itinerario de rutas con horarios de llegada y salida, luego, confirma que el recinto lo apruebe para prevenir retrasos y cuellos de botella.
Cuando se trata de material más ligero, ya sean folletos, mobiliario auxiliar o decoraciones, este se agrupa en lotes bien etiquetados y se sitúa en áreas designadas dentro del venue. Así el montaje y desmontaje son mucho más ágiles.
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Coordinación de los invitados
Eventbrite, Cvent o Boomset son aplicaciones que hacen que el registro sea rápido y eficiente, ya que basta con escanear un código QR para brindar el acceso de forma segmentada y ordenada.
Además, producen datos en tiempo real que informan cuántas personas ya han ingresado y, en consecuencia, permiten ajustar la operación según la afluencia.
Para que la gente pueda circular sin tropiezos dentro del recinto, opta por señalizaciones llamativas, mapas digitales y voluntarios ubicados en los puntos clave.
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¿Qué revisar y controlar durante el evento?
Durante todo el encuentro, se deben vigilar las áreas que conforman el venue, principalmente accesos, zona de catering, escenarios, seguridad y transporte.
Por cada zona hay un encargado que supervisa, reporta cualquier anomalía a la coordinación principal y aplica soluciones rápidas sin detener el resto del programa.
La gestión depende de actualizaciones constantes en las que se confirma el avance del programa en tiempo real, y en las que se valida que los recursos requeridos estén listos antes de iniciarse las actividades. Los cambios se registran inmediatamente para que el programa avance con fluidez y todo el equipo esté en el mismo canal.
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¿Cómo preparar un plan de emergencia?
Señala las rutas de evacuación (las cuales deben tener espacio de libre tránsito), establece protocolos de comunicación interna y contrata generadores eléctricos de emergencia.
Cada miembro del staff debe conocer su función para evitar cualquier entorpecimiento en caso de contingencia. En cuanto al presupuesto, conviene apartar entre 10% y 20% para cubrir gastos inesperados.
Es necesario aclarar que la locación y el evento deben ser previamente evaluados por expertos, pues en cada caso pueden presentarse riesgos distintos. Realiza una reunión específica para armar el plan de emergencia con base en este riguroso examen.
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Cierre del evento y evaluación
El desmontaje debe realizarse de manera paulatina con un control de accesos de carga y revisión de inventarios. Esto con el fin de evitar saturación en las salidas y devolver los materiales intactos.
Después del evento, el área administrativa se encarga de los pendientes y de elaborar un informe detallado del evento.
Finalizado el evento, te recomendamos enviar encuestas de satisfacción a los asistentes y registrar la información obtenida en métricas de asistencia, costos y alcance.
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Errores comunes
Como consejos finales, te recomendamos no depender completamente de un único proveedor para sonido, catering o iluminación, ya que, si hubiera un percance, son elementos difíciles de sustituir de “bomberazo”.
Por otra parte, la falta de revisión técnica del venue en aspectos como capacidad eléctrica, accesos de carga o permisos administrativos es otro factor que suele generar complicaciones durante el montaje. Es algo a lo que hay que prestarle atención desde un inicio.
Una falla frecuente es asignar menos personal del necesario o sin preparación para montaje, el registro o la atención a invitados, puesto que ello suele provocar retrasos o problemas de gestión que afectan directamente al público y a tu organización. Necesitan un equipo bien preparado y una dirección efectiva.
En la logística de eventos, un proyecto sólido evita muchos contratiempos y fallos inesperados. Sin embargo, no siempre se pueden evitar, por eso los planes de contingencia y las habilidades tanto de prevención como de resolución de problemas son esenciales en los organizadores y supervisores.
Con disciplina en la preparación y apertura al ajuste continuo, cualquier encuentro puede transformarse en una muestra de profesionalismo y eficiencia que deje a tus asistentes boquiabiertos y una experiencia memorable asociada a tu marca.
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