Todo evento social, desde una conferencia corporativa hasta una boda, requiere de una cuidadosa administración para alcanzar el éxito deseado. Algunos, como ferias comerciales o lanzamientos de productos, demandan una planificación meticulosa y una ejecución precisa.
Un coordinador es esencial para manejar los múltiples aspectos que conforman estos encuentros al garantizar que cada detalle se ajuste a las expectativas de los participantes y organizadores.
Pero ¿qué es lo que hacen exactamente las personas que se dedican a la coordinación de eventos para lograr todo esto? En este artículo, te lo explicamos.
Funciones de un coordinador o una coordinadora de eventos
El objetivo de este puesto es una ejecución fluida y eficiente de cada actividad programada con el fin de cumplir o superar las expectativas de las partes interesadas: público, participantes, patrocinadores, etc. En el proceso, debe poner en práctica la siguiente serie de actividades:
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Planificación y diseño
Elabora el concepto general del evento junto con su propósito y público objetivo. A su vez, realiza cronogramas detallados y planes de acción para cubrir cada aspecto, desde la concepción hasta el desarrollo.
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Gestión de presupuesto
Se encarga de definir y administrar el presupuesto, para lo cual busca que todos los gastos estén previstos y controlados. Esto incluye negociar con proveedores y efectuar ajustes según sea necesario para cumplir con las restricciones financieras.
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Logística y operaciones
Supervisa los aspectos logísticos como la disposición del espacio, el montaje de equipos, la programación de actividades y la gestión de los recursos necesarios. Es parte de su responsabilidad que todo esté en su lugar y funcionando correctamente durante el evento.
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Comunicación
Actúa como el punto de contacto principal entre el cliente, los proveedores y el equipo operativo. Se encarga de dirigir la comunicación para resolver cualquier problema que surja y que todos los participantes estén alineados con el plan.
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Selección de proveedores
Analiza y elige proveedores para los diferentes servicios necesarios, como catering, decoración, tecnología y entretenimiento. Se sincroniza con ellos para que todo se entregue o se lleve a cabo según lo acordado y con altos estándares de calidad.
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Supervisión
Durante el evento, el coordinador está ahí para vigilar que el cronograma se cumpla. Maneja cualquier problema inesperado y toma las decisiones que considera más convenientes.
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Evaluación
Después de la conclusión del encuentro, aplica una evaluación para medir su éxito. Implica la recopilación del feedback de los asistentes y el análisis de los resultados en relación con los objetivos iniciales. Todo lo anterior le será de inmenso valor para mejorar en el futuro.
Al identificar todo lo que tiene que hacer este profesional, se puede apreciar que, para destacar en su posición, se requiere una combinación de conocimientos específicos, habilidades organizativas y aptitudes interpersonales.
Un buen profesional debe poseer un profundo entendimiento de la gestión de proyectos, ser capaz de comunicarse eficazmente con diversos actores y mostrar una gran capacidad para resolver problemas de manera creativa.
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Además, la empatía y la atención al detalle juegan un papel crucial en la creación de experiencias exitosas y satisfactorias para todos los involucrados.
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